В 2005 году в Южной телекоммуникационной компании решили внедрить систему
электронного документооборота (СЭД), которая позволяет упростить процесс
подготовки документов и минимизировать их согласование путём сокращения внешних
контактов. В немалой степени на это решение повлиял начатый в компании
реинжиниринг бизнес-процессов. Оптимизация документооборота столь крупного
оператора, имеющего сложную разветвлённую структуру, являлась одним из главных
условий его успешной деятельности на рынке.
Ольга Полуляхова, директор департамента по общим вопросам ОАО
"ЮТК"
Если рассматривать примеры из мировой практики внедрения СЭД, окажется, что
к этой проблеме нет однозначного подхода. На Западе во главу угла ставят
бизнес-процессы и только потом документы. В России – всё наоборот. Поэтому в
ЮТК сразу задались вопросом, с чего начать: с построения системы
документооборота, с создания электронного архива или с автоматизации
бизнес-процессов? К тому времени в компании существовал электронный архив,
поэтому необходимо было создать единое инфопространство, обеспечивающее
бизнес-процессы.
К такому решению ЮТК подтолкнуло в том числе сотрудничество с компанией
"КОРУС Консалтинг", выступившей партнёром и генеральным подрядчиком. По
мнению специалистов компании, проект призван решать конкретные бизнес-задачи,
которые необходимо сформулировать ещё до его старта. "КОРУС Консалтинг"
помогал внедрить систему электронного документооборота также
"ВолгаТелекому" и "Уралсвязьинформу", то есть предлагалось
использовать решения, уже проверенные в похожих по бизнес-модели компаниях.
Плюс ко всему ЮТК получала готовые схемы бизнес-процессов и настроенное
программное обеспечение ещё до начала проекта.
Реализация проекта проходила поэтапно. Была создана рабочая группа по
внедрению СЭД, которую возглавила директор департамента по общим вопросам ЮТК.
Кроме того, принимали участие специалисты службы управления делами и сотрудники
отделов документационного обеспечения в филиалах при поддержке ИТ-блока. –
Объединив усилия, мы добились определённых успехов, – вспоминает начальник
службы управления делами ОАО "ЮТК" Наталья Афанасьева. – Сначала были
проанализированы существующие регламенты документооборота и оптимизирован
жизненный цикл документов. Перед нами стояла задача максимально сократить время
согласования и подписания документов, и нам это удалось. Ведь в рыночных
условиях быстрота принятия решений – это 50% успеха.
Одним из необходимых условий создания единого документационного пространства
является объединение всех структурных подразделений в корпоративную сеть.
Работы по созданию корпоративной сети передачи данных начались в 2006 году и
уже через два года были завершены. Следующим шагом стал запуск СЭД в опытную
эксплуатацию для организационно-распорядительного документооборота. Первым
подразделением, на котором была опробована новая система, стала генеральная
дирекция ЮТК. И прежде чем электронный документооборот заработал на полную
мощность, было проведено специальное обучение персонала.
В 2008 году СЭД потребовала некоторой модернизации, которая позволила
подключить к системе всех пользователей, участвовавших в процессе обеспечения
документооборота компании. Также значительно увеличили скорость обработки
данных и обеспечили более стабильную работу системы. Плюс ко всему удалось
провести стандартизацию внутреннего документооборота и обеспечить единство
информационных потоков между филиалами и генеральной дирекцией. Надо сказать,
что со стороны персонала не обошлось без сопротивлений изменению регламентов
работы с документами.
"Ещё совсем недавно 100 тыс. документов в год, включая копирование,
передачу на исполнение, обрабатывались в ЮТК вручную. Электронная система
значительно повысила скорость прохождения документов"
Тем не менее с появлением электронной СЭД многие службы ЮТК получили
возможность больше уделять времени аналитике процессов документооборота и
оптимизации процессов согласования. – Представьте, в среднем документопоток
компании составляет около 100 тыс. в год, – говорит Наталья Афанасьева. – А
раньше точно такой же объём документов, включая копирование, передачу на
исполнение, обрабатывался вручную. Электронная система значительно повысила
скорость прохождения документов, особенно при обмене информацией с филиалами и
структурными подразделениями. На следующей стадии проекта планируется
продолжить оптимизацию регламентов работы с документами. В частности, будет
добавлен сервис, обеспечивающий договорной документооборот.
"Затраты ЮТК на внедрение системы электронного документооборота
составили 62,4 млн рублей"
В перспективных планах – внедрение СЭД в центрах и пунктах импорт данных в
биллинговую систему. Безусловно, рост числа пользователей СЭД ставит вопрос об
увеличении её мощности. В связи с этим будет создана аналитическая система на
платформе OEBS.
Источник: http://www.svyazinvest.ru/docs/corporateedition/144.pdf.
